La definición e implantación de un proceso de ventas rentable, eficaz y eficiente es todo un reto. La idea es construir un flujo de comercialización que funcione, que sea replicable y escalable según la empresa vaya necesitando la venta de mayores volúmenes de productos.
Definición del proceso de ventas
Se conforma por el establecimiento de una serie repetible de pasos por los componentes del equipo de ventas con el objetivo de conseguir llevar a los clientes del estado de "prospecto" al estado de "clientes en cartera".
Como construir un Proceso de ventas
1. Revisar los acuerdos cerrados
Hay que retomar todos aquellos contratos cerrados con éxito de los últimos 5 o 10 años. Después habrá que reflexionar sobre estos casos haciendo una serie de preguntas:
- ¿Cuáles fueron los pasos cruciales en el proceso?
- ¿Qué puntos de contacto hubo con el cliente?
- ¿Cuánto tiempo duró todo el proceso?
- ¿Cuánto tiempo pasó entre cada fase?
2. Trasladar las observaciones a un ejemplo genérico
Cada proceso de ventas es diferente, pero se pueden extraer pasos comunes que, aunque sean algo genéricos, son un excelente punto de partida. Aquí se pueden incluir etapas que no se hayan enumerado anteriormente pero que sean relevantes para la construcción de este marco general.
3. Definir las acciones para mover a los clientes a la siguiente etapa del proceso
Para cada una de las fases que se hayan definido hay que averiguar cuál es el motivo por el que los posibles clientes pasan de una etapa del proceso a otra. Lo ideal es identificar las razones o causas que provocaron el avance del prospecto, evitando las percepciones subjetivas de los miembros del equipo de ventas. En este sentido, las preguntas que se respondan con sí o no o las que sean cuantificables son las mejores.
4. Replicable en el tiempo
Uno de los aspectos más importantes que hay que tener en cuenta es que el diseño de este proceso, aunque esté reportando buenos resultados, nunca termina. Al principio al poco de implantarse, después de la investigación, es muy posible que hagan falta unos últimos ajustes debidos a situaciones no previstas o excepciones no planteadas. Pensando en el largo plazo, el equipo de ventas encontrará maneras de trabajar más eficientemente dentro del marco planteado para el proceso que harán evolucionar el proceso de ventas.
Medición del proceso de ventas
Después de responder a la pregunta ¿cómo construir un proceso de ventas? y, a medida que este plan se vaya ejecutando, habrá que identificar cuáles son las métricas claves que se deben cuantificar en cada fase.
Pueden ser preguntas como:
- ¿Cuántos prospectos se consiguieron? ¿Cuántos se perdieron en un periodo determinado de tiempo?
- ¿Qué tiempo medio pasan los posibles clientes en cada etapa?
- ¿En qué puntos se puede acelerar este periodo?
Estos son los aspectos básicos cuantificables que se pueden encontrar en la gran mayoría de los equipos de ventas. Es muy posible que existan otras métricas específicas, en función de cada área de negocio, que serán muy útiles para medir las etapas del proceso, determinar el éxito conseguido y para mejorarlas.
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